Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn du routira.com besuchst, eine Einladung anfragst, uns schreibst oder Routira nutzt (app.routira.com und die Apps für Mac, iPad und iPhone). Sie erklärt, warum wir das tun, auf welcher Rechtsgrundlage, wer die Daten außerdem erhält, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hast.

Kurz gesagt#

• Deine E-Mails werden in der EU gespeichert. Die Datenbank liegt in Frankfurt, Original-E-Mails und Anhänge liegen in EU-Speicher und werden von Routira verschlüsselt, bevor sie gespeichert werden.
• Die KI-Funktionen laufen über OpenAI in den USA. Die Speicherung von Anfragen bei OpenAI ist abgeschaltet, und weder OpenAI noch wir trainieren KI mit deinen E-Mails.
• Anmeldecodes und E-Mails an Adressen unter routira.com und in.routira.com (unsere eigenen und weitergeleitete geteilte Postfächer) laufen über unseren E-Mail-Dienstleister Letterpier in Deutschland, mit einer Standardaufbewahrung von 30 Tagen.
• Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung, und routira.com nutzt keine Cookies, keine Analyse und kein Tracking.
• Du kannst uns jederzeit fragen, was wir über dich speichern, und es löschen lassen.

1. Wer verantwortlich ist#

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Michael Ketzer
Rotkehlchenweg 51
40789 Monheim am Rhein
Deutschland
Telefon: +49 1523 7777631
E-Mail: privacy@routira.com

Michael Ketzer betreibt Routira als Einzelunternehmer („wir“, „uns“). Mehr dazu in unserem Impressum.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Bei allen Fragen zum Datenschutz schreib an privacy@routira.com.

Nutzt du Routira für ein Unternehmen oder eine andere Organisation, zum Beispiel in einem Team-Workspace, ist diese Organisation für die dort verarbeiteten E-Mails verantwortlich, und wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag (Abschnitt 5).

2. Besuch von routira.com#

Hosting und Server-Logs#

Unsere Website wird von Vercel Inc. (USA) gehostet. Wenn du eine Seite aufrufst, sendet dein Browser automatisch Daten, die Vercel in unserem Auftrag verarbeitet, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen: deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, die übertragene Datenmenge, den Statuscode sowie deinen Browser und dein Betriebssystem. Wir führen diese Daten nicht mit anderen Daten zusammen und nutzen sie nicht, um dich zu identifizieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und zuverlässige Auslieferung der Website. Vercel speichert diese Logs höchstens 30 Tage. Unsere Website läuft in Vercels Region Frankfurt; statische Dateien liefert Vercels weltweites Netzwerk aus, deine Anfrage kann also von einem Server in deiner Nähe beantwortet werden. Zu Vercel und zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitte 8 und 9.

Keine Cookies, keine Analyse, keine Dritten#

routira.com setzt keine Cookies und nutzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbewerkzeuge. Schriften, Skripte und Bilder kommen von unserer eigenen Website; dein Browser kontaktiert beim Besuch also kein anderes Unternehmen. Deshalb gibt es auch kein Cookie-Banner.

Wechselst du zwischen hellem und dunklem Design, merkt sich dein Browser die Wahl in seinem lokalen Speicher (rt-theme). Hältst du auf der Startseite die Animationen an, merkt er sich das ebenfalls lokal (rt-motion). Beides bleibt auf deinem Gerät, wird nicht an uns übertragen und ist für die von dir gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Einladung anfragen#

Routira befindet sich in einer privaten Alpha. Wenn du eine Einladung anfragst, erhalten wir die Angaben, die du einträgst: deine E-Mail-Adresse und je nach Formular deinen Namen, dein Unternehmen, ob du Routira für dich oder dein Team möchtest, deinen E-Mail-Anbieter und eine Nachricht. Außerdem erhalten wir die Sprache der Seite und den Zeitpunkt der Anfrage. Unsere Website speichert die Anfrage nicht: Sie gibt sie an unseren E-Mail-Dienstleister Letterpier weiter, der sie als E-Mail an hello@routira.com zustellt, wo sie in unserem eigenen Routira-Workspace ankommt. Zum Schutz vor Missbrauch zählt die Website 10 Minuten lang die gesendeten Anfragen pro IP-Adresse (bei IPv6 pro Netzbereich), und zwar nur im Arbeitsspeicher. Die IP-Adresse wird weder gespeichert noch weitergegeben.

Wir nutzen deine Angaben, um deine Anfrage zu prüfen, dich einzuladen und deine Fragen zu beantworten. Wir nehmen dich in keinen Verteiler auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage).

Wir löschen deine Anfrage, sobald du eingeladen bist und dein Konto erstellt hast. Können wir dir keinen Platz anbieten, löschen wir sie spätestens 12 Monate nach deiner Anfrage. Du kannst jederzeit verlangen, dass wir sie früher löschen. Letterpier bewahrt Nachrichteninhalte und Ereignisse standardmäßig 30 Tage auf (einstellbar von 1 bis 90 Tagen), in Deutschland; der Mailserver bewahrt Rohdaten 7 Tage und Metadaten 30 Tage auf. Backups umfassen sieben tägliche Wiederherstellungspunkte. Eine historische Sicherung vom 29. September 2026 läuft nicht automatisch ab; sie enthält nur Daten, die an diesem Tag vorlagen.

3. Wenn du uns schreibst#

Du erreichst uns unter hello@routira.com, privacy@routira.com, security@routira.com und unseren anderen @routira.com-Adressen sowie per Telefon.

Wenn du uns eine E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, den Inhalt deiner Nachricht samt Anhängen und unsere Antwort. E-Mails an alle @routira.com-Adressen empfängt Letterpier (Deutschland) und leitet sie an unseren eigenen Routira-Workspace weiter, in dem nur Michael Ketzer sie lesen kann. Auch unsere Antworten versenden wir über Letterpier. Letterpier bewahrt Nachrichteninhalte und Ereignisse standardmäßig 30 Tage auf (einstellbar von 1 bis 90 Tagen), in Deutschland; der Mailserver bewahrt Rohdaten 7 Tage und Metadaten 30 Tage auf. Backups umfassen sieben tägliche Wiederherstellungspunkte. Eine historische Sicherung vom 29. September 2026 läuft nicht automatisch ab; sie enthält nur Daten, die an diesem Tag vorlagen. In Routira wird deine Nachricht gespeichert wie alle E-Mails in Routira (Abschnitt 4.3). Wir verwenden sie nur, um dir zu antworten und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen. Die KI-Funktionen von Routira, zum Beispiel Zusammenfassungen und Antwortvorschläge, stehen auch in unserem Workspace zur Verfügung; für sie gilt Abschnitt 4.4.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Nachricht dein Konto oder einen Vertrag mit uns betrifft; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei Anfragen nach dem Datenschutzrecht, die wir beantworten müssen; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, allen zu antworten, die sich an uns wenden, und bei Sicherheitsmeldungen, Routira sicher zu halten.

Wie lange wir sie speichern: allgemeine und Support-Nachrichten 24 Monate nach dem Ende der Konversation; Anfragen zum Datenschutz bis zum Ende des dritten Jahres nach dem Jahr, in dem wir sie abgeschlossen haben, damit wir nachweisen können, dass wir sie bearbeitet haben; Sicherheitsmeldungen, bis das Problem behoben ist, und danach 24 Monate. Länger speichern wir Nachrichten nur, wenn das Handels- oder Steuerrecht uns verpflichtet, Geschäftsbriefe aufzubewahren, oder solange wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen.

Wenn du uns anrufst, notieren wir nur, was wir zur Bearbeitung deines Anliegens brauchen.

4. Routira nutzen#

Dieser Abschnitt gilt für app.routira.com und die Routira-Apps für Mac, iPad und iPhone. Für diese Verarbeitung sind wir verantwortlich, außer in den Fällen von Abschnitt 5.

4.1 Dein Konto und die Anmeldung#

Für ein Konto brauchst du eine E-Mail-Adresse. Wir speichern sie zusammen mit deinem Namen, falls du ihn angibst, deiner Sprache, Zeitzone und deinen Einstellungen sowie den Workspaces, zu denen du gehörst, und deiner Rolle darin.

Du meldest dich mit einem sechsstelligen Code an, den wir dir über Letterpier an deine E-Mail-Adresse schicken. Der Code gilt 10 Minuten, erlaubt fünf Versuche und wird nur als Hash gespeichert. Nach der Anmeldung bleibst du auf diesem Gerät angemeldet, bis du dich abmeldest. Nutzt du Routira dort 30 Tage lang nicht, endet die Sitzung.

Zum Schutz der Konten speichern wir zu jeder Sitzung die IP-Adresse und den Browser, mit denen sie begonnen wurde, und zählen Anmeldeversuche pro IP-Adresse. Wir nutzen diese Angaben, um Missbrauch zu erkennen und zu stoppen. Die Angaben zu Sitzungen bewahren wir derzeit auf, solange dein Konto besteht; den Zähler einer IP-Adresse, bis ihn der nächste Anmeldeversuch von dieser Adresse ersetzt. Du kannst jederzeit verlangen, dass wir sie früher löschen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für dein Konto; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Angaben zum Schutz vor Missbrauch, gestützt auf unser und dein berechtigtes Interesse, Konten vor Missbrauch zu schützen.

4.2 Dein Postfach verbinden#

Um ein Postfach per IMAP und SMTP zu verbinden, gibst du uns die Serverdaten, deinen Benutzernamen und dein Passwort (oder ein App-spezifisches Passwort). Routira verschlüsselt diese Zugangsdaten mit einem eigenen Schlüssel, bevor sie gespeichert werden (Envelope Encryption mit AES-256-GCM). Entschlüsselt werden sie nur im Arbeitsspeicher unserer Server, um deine E-Mails zu synchronisieren und die Nachrichten zu versenden, die du sendest. Trennst du das Postfach, löschen wir die Zugangsdaten und vernichten ihren Schlüssel sofort.

Dein E-Mail-Anbieter (zum Beispiel OVHcloud) ist nicht unser Auftragsverarbeiter. Du hast mit ihm einen eigenen Vertrag, und Routira verbindet sich in deinem Auftrag mit ihm. Was er mit deinen E-Mails macht, regelt seine Datenschutzerklärung. Änderst du dort dein Passwort oder sperrt dein Anbieter den Zugriff, kann Routira nicht mehr synchronisieren, bis du das Postfach neu verbindest.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzerdaten von Google (Gmail und Google Workspace)#

Dieser Abschnitt gilt für Gmail- und Google-Workspace-Accounts, die du mit Routira verbindest. Er ergänzt Abschnitt 4.2.

So verbindest du. Du meldest dich bei Google an, nicht in Routira, und Google fragt dich nach einer Berechtigung: „E-Mails in Ihrem Gmail-Konto lesen, verfassen und senden sowie Ihre Labels verwalten" (der Scope gmail.modify). Routira sieht dein Google-Passwort nie und nutzt deinen Google-Account nicht, um dich bei Routira anzumelden. Solange Google Routira noch prüft, zeigt Google einen Hinweis, dass die App noch nicht überprüft ist, und nur eingeladene Personen können Gmail verbinden.

Worauf Routira zugreift und warum.

• Deine Nachrichten mit Anhängen, Labels, Gelesen- und Markiert-Status: um deine E-Mails in Routira zu zeigen und in beide Richtungen synchron zu halten, damit eine Änderung in Routira in Gmail ankommt und umgekehrt.
• Deine Gmail-Adresse und die Verlaufsnummer des Postfachs: um den Account zu erkennen und seit der letzten Synchronisierung nur Änderungen abzurufen.
• Deine Labels: Routira zeigt sie als Ordner, und ein Ordner, den du in Routira anlegst, umbenennst oder löschst, ändert sich auch in Gmail (ein gelöschtes Label löscht nie seine E-Mails).
• Deine Absenderadressen („Senden als“, die Aliasse, die du in Gmail eingerichtet und bestätigt hast): damit du sie in Routira als Absender wählen kannst. Routira liest sie und ändert sie nicht.
• Die Nachrichten, die du aus Routira sendest: Sie gehen über Gmail raus, also behält Gmail die Kopie im Ordner „Gesendet" wie gewohnt.
• Die Funktionen, die du nutzt, arbeiten mit diesen Daten wie bei jedem anderen Postfach: Suche, Regeln, Mitteilungen und, wenn du sie nutzt, die KI-Funktionen aus Abschnitt 4.4.

Routira löscht bei Google nie endgültig. Löschst du eine Nachricht in Routira, landet sie im Papierkorb von Gmail.

Speicherung und Sicherheit. Die Zugriffs- und Aktualisierungstokens von Google werden vor dem Speichern mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt (Envelope Encryption mit AES-256-GCM) und nur im Arbeitsspeicher unserer Server entschlüsselt, um zu synchronisieren und zu senden. Routiras Kopien deiner Gmail-Nachrichten werden wie bei jedem anderen Postfach gespeichert (Abschnitte 4.3 und 13), in der EU.

Weitergabe. Nutzerdaten von Google gehen nur an die Dienstleister aus Abschnitt 8, und nur so weit sie sie brauchen, um Routira für dich zu betreiben (Hosting, Datenbank, Speicher, Job-Runner und, wenn du KI-Funktionen nutzt, die KI-Verarbeitung). Sie verarbeiten die Daten nach unseren Weisungen und dürfen sie nicht für eigene Zwecke nutzen. Wir verkaufen Nutzerdaten von Google nicht und nutzen sie nicht für Werbung.

Eingeschränkte Nutzung (Limited Use). Routiras Nutzung von Informationen, die über Google-APIs empfangen werden, und ihre Übertragung an andere Apps halten sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Das heißt insbesondere:

• Routira nutzt Nutzerdaten von Google nur, um die Funktionen bereitzustellen und zu verbessern, die du in Routira siehst und nutzt.
• Routira gibt die Daten nur weiter, soweit es nötig ist, um diese Funktionen bereitzustellen oder zu verbessern, aus Sicherheitsgründen (zum Beispiel um Missbrauch zu untersuchen), um geltendes Recht einzuhalten, oder im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten, und dann erst, nachdem wir dich informiert haben.
• Routira nutzt oder überträgt die Daten nie für Werbung, auch nicht für Retargeting, personalisierte oder interessenbasierte Werbung.
• Routira überträgt oder verkauft die Daten nie an Dritte wie Werbeplattformen, Datenhändler oder Informationshändler und nutzt oder überträgt sie nie, um Kreditwürdigkeit zu beurteilen oder für die Kreditvergabe.
• Bei Routira liest niemand deine Gmail-Daten, außer du hast bei bestimmten Nachrichten ausdrücklich zugestimmt (zum Beispiel in einer Support-Anfrage), es ist aus Sicherheitsgründen nötig, gesetzlich vorgeschrieben, oder die Daten wurden für interne Abläufe zusammengefasst und anonymisiert.
• Routira nutzt die Daten nie, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren, und auch sein KI-Anbieter darf das nicht (Abschnitt 4.4).

Push-Benachrichtigungen. Ist Gmail-Push für deinen Account eingeschaltet, meldet uns Google Cloud Pub/Sub, dass sich dein Postfach geändert hat. Die Meldung enthält nur deine Adresse und die Verlaufsnummer des Postfachs, nie E-Mails. Routira holt die Änderung dann bei Gmail ab.

Speicherdauer und Löschung. Trennst du den Account unter Einstellungen → E-Mail-Accounts, widerruft Routira seinen Zugriff bei Google sofort, löscht die Tokens und vernichtet ihren Schlüssel, und löscht seine Kopien deiner Gmail-E-Mails und alles, was daraus abgeleitet wurde, innerhalb von 30 Tagen (Abschnitt 10). Deine E-Mails bei Google bleiben unberührt. Du kannst Routiras Zugriff auch jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entfernen; Routira hört dann auf zu synchronisieren und bittet dich, neu zu verbinden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.3 Deine E-Mails in Routira#

Routira hält eine synchronisierte Kopie der E-Mails in den Postfächern, die du verbindest, damit es sie anzeigen, durchsuchen, sortieren und teilen kann: Absender und Empfänger, Betreff, Datum, Nachrichtentext, Anhänge, Ordner und Markierungen. Außerdem speichert Routira, was du und dein Team hinzufügen (Notizen, Erwähnungen, Zuweisungen, Projekte, Ordner, Später und Erledigt), und was Routira aus deinen E-Mails ableitet (Kategorien, Prioritäten und ihre Begründungen, Fristen, Zusammenfassungen, Vereinbarungen mit ihren Zitaten sowie einen Suchindex).

Wo die Daten liegen:

• Datenbank. Nachrichtentext, Metadaten, abgeleitete Daten und Einstellungen liegen in einer Postgres-Datenbank, die Neon (Databricks, Inc.) in der AWS-Region Frankfurt betreibt. Der Anbieter verschlüsselt sie im Ruhezustand.
• Original-E-Mails und Anhänge. Sie liegen in Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion. Routira verschlüsselt sie vor dem Hochladen (AES-256-GCM, mit einem Schlüssel pro Workspace), sodass Cloudflare sie nicht lesen kann.
• Hintergrundaufgaben. Synchronisieren, Senden, Erinnerungen und Benachrichtigungen laufen auf unserem eigenen Job-Server (einer selbst betriebenen Trigger.dev-Instanz) auf einem Server, den wir bei der OVH GmbH in Deutschland mieten. Er verarbeitet E-Mails im Arbeitsspeicher, während er arbeitet.

Deine E-Mails bleiben bei deinem Anbieter. Routira ändert dort nur etwas, wenn du in Routira handelst (zum Beispiel eine Nachricht verschiebst oder löschst), und versendet nie eine Nachricht, die du nicht gesendet hast.

Bilder und andere Inhalte, die eine E-Mail von fremden Servern nachladen würde, blockiert Routira. Lädst du die Bilder einer Nachricht auf Wunsch nach, ruft dein Gerät sie direkt beim Server der Absendenden ab; der sieht dann deine IP-Adresse und wann du die Nachricht geöffnet hast.

In den Inhalt deiner E-Mails sehen wir nur, wenn du uns in einem Supportfall darum bittest oder wenn es nötig ist, um einen Sicherheitsvorfall aufzuklären oder eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für deine eigenen Daten. Zu den Daten der Personen, die dir schreiben, siehe Abschnitt 6.

4.4 KI-Funktionen#

Routira nutzt KI, um deine E-Mails zu sortieren und zu priorisieren und dir bei der Arbeit damit zu helfen:

• eine Kategorie und eine Priorität von P1 bis P4 für jede Nachricht, mit kurzer Begründung, sowie Fristen, um die du dich kümmern musst;
• Zusammenfassungen von Nachrichten und Konversationen;
• Antwortvorschläge und Entwürfe;
• Vereinbarungen, Zusagen und Fristen aus deinen E-Mails, jeweils mit dem Zitat, aus dem sie stammen;
• „Routira fragen“ (Ask Routira), das Fragen zu deinen E-Mails beantwortet und seine Quellen nennt;
• einen Suchindex, der Bedeutungen versteht (Embeddings).

Für jede Aufgabe schickt Routira OpenAI den Text, den sie braucht: meist den Betreff, Namen und Adressen von Absendern und Empfängern und den Text der betreffenden Nachrichten, bei „Routira fragen“ deine Frage und die dafür relevanten Passagen. Unser Vertragspartner ist OpenAI Ireland Ltd (Dublin, Irland); verarbeitet wird auf Servern von OpenAI in den USA. Wir nutzen die API von OpenAI mit abgeschalteter Speicherung von Anfragen und Antworten, und OpenAI trainiert seine Modelle nicht mit API-Daten. OpenAI darf Anfragen bis zu 30 Tage aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie danach. Auch wir trainieren keine KI-Modelle mit deinen E-Mails. Die EU-Datenresidenz von OpenAI nutzen wir noch nicht. Bevor wir ändern, wo KI-Anfragen verarbeitet werden, passen wir diese Datenschutzerklärung an.

E-Mails aus deinen eigenen Postfächern gehen erst an OpenAI, nachdem du die KI-Funktionen eingeschaltet hast: Die App fragt einmal und speichert deine Antwort. Du kannst sie jederzeit in den Einstellungen wieder ausschalten. In Team-Workspaces wartet KI für die E-Mails des Teams außerdem, bis ein Admin den Auftragsverarbeitungsvertrag angenommen hat, und Admins können die KI-Funktionen für den ganzen Workspace ausschalten; E-Mails aus einem solchen Workspace gehen nicht an OpenAI.

Alles, was die KI erzeugt, ist in Routira als KI gekennzeichnet (Abschnitt 12). KI kann sich irren: Prüf Zusammenfassungen, Entwürfe und erkannte Vereinbarungen, bevor du dich darauf verlässt. Routira versendet nie einen KI-Entwurf ohne dein Zutun.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die KI-Funktionen Teil des Dienstes sind, den du nutzt; für die Daten der Personen, die dir schreiben, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 6). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 9.

4.5 Geteilte Postfächer und Teams#

In einem Team-Workspace sehen die Personen, mit denen du arbeitest, worauf sie Zugriff haben: geteilte Postfächer entsprechend ihren Rechten (Lesen, Mitglied oder Verwaltung), Zuweisungen, Notizen und Erwähnungen sowie Konversationen, die du mit dem Team teilst. Dein Name, deine E-Mail-Adresse und deine Aktivität im Workspace (zum Beispiel, wer eine Konversation zugewiesen oder beantwortet hat) sind für andere Mitglieder sichtbar. Sicherheitsrelevante Aktionen in einem Workspace werden in einem Audit-Log festgehalten. Seine Einträge enthalten keine E-Mail-Inhalte und bleiben erhalten, solange der Workspace besteht.

4.6 Echtzeit-Aktualisierungen#

Damit Änderungen sofort auf all deinen Geräten und bei deinem Team erscheinen, sendet Routira über Pusher, einen Dienst der Bird B.V. (Niederlande), kurze Signale, dass sich etwas geändert hat. Diese Signale enthalten nur technische IDs, nie E-Mail-Inhalte. Pusher verarbeitet sie in seinem EU-Cluster in Irland und speichert sie nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.7 Benachrichtigungen#

Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, benachrichtigt dich Routira entsprechend der Priorität deiner E-Mails. Dafür speichern wir für jedes Gerät ein Push-Token.

• Mac, iPad und iPhone. Die Benachrichtigungen stellt Apples Push-Dienst (APNs) zu. Standardmäßig zeigen sie nur das Postfach oder den Ordner und den Grund der Benachrichtigung, ohne Absender und Betreff. Schaltest du für ein Gerät Vorschauen ein, werden Absender, Betreff und auf Wunsch die erste Zeile der Nachricht an Apple übermittelt, damit sie angezeigt werden können.
• Browser. Die Benachrichtigungen stellt der Push-Dienst deines Browsers zu (zum Beispiel von Apple, Google oder Mozilla). Ihr Inhalt ist Ende-zu-Ende für deinen Browser verschlüsselt; der Push-Dienst kann ihn nicht lesen.

Du kannst Benachrichtigungen jederzeit in Routira oder in den Einstellungen deines Geräts ausschalten. Ein Push-Token löschen wir, wenn du dich auf dem Gerät abmeldest oder das Token nicht mehr gültig ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.8 E-Mails an Routira-Adressen#

Routira kann dir Adressen unter in.routira.com geben, zum Beispiel für Projekte oder für geteilte Postfächer, die weitergeleitete E-Mails empfangen. E-Mails an diese Adressen empfängt Letterpier in Deutschland und leitet sie direkt an Routira weiter, wo sie wie alle deine E-Mails gespeichert werden. Letterpier bewahrt Nachrichteninhalte und Ereignisse standardmäßig 30 Tage auf (einstellbar von 1 bis 90 Tagen), in Deutschland; der Mailserver bewahrt Rohdaten 7 Tage und Metadaten 30 Tage auf. Backups umfassen sieben tägliche Wiederherstellungspunkte. Eine historische Sicherung vom 29. September 2026 läuft nicht automatisch ab; sie enthält nur Daten, die an diesem Tag vorlagen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Daten der Absendenden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abschnitt 6).

4.9 Die Apps und TestFlight#

Die Routira-Apps für Mac, iPad und iPhone zeigen die Routira-Web-App und ergänzen Benachrichtigungen und Systemfunktionen. Deine Anmeldung liegt im Schlüsselbund deines Geräts, und die App speichert die Daten der Web-App lokal (Abschnitt 4.11).

Während der Alpha verteilen wir die Apps über Apples TestFlight. Apple übermittelt uns dann deinen Namen und deine E-Mail-Adresse (wenn wir dich per E-Mail eingeladen haben), dein Gerätemodell und die Version des Betriebssystems, das Installationsdatum, die Zahl der Sitzungen und Abstürze, Absturzberichte sowie Feedback, das du über TestFlight schickst (Kommentar, Bildschirmfoto, Geräte- und App-Angaben). Wir nutzen diese Daten nur, um den Test durchzuführen und Fehler zu beheben, und löschen sie aus unseren eigenen Unterlagen, wenn der Test endet oder der Fehler behoben ist. Was Apple selbst verarbeitet, regelt Apples Datenschutzrichtlinie.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf unser berechtigtes Interesse an funktionierenden Apps.

4.10 E-Mails von Routira#

Anmeldecodes und Service-E-Mails (zum Beispiel Einladungen in einen Workspace, Sicherheitshinweise oder Hinweise auf wichtige Änderungen) versenden wir über Letterpier. Sie enthalten keine Tracking-Pixel und keine nachverfolgten Links.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.11 Speicherung auf deinem Gerät#

Die Web-App und die Apps speichern auf deinem Gerät nur, was sie zum Funktionieren brauchen. Das ist für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); deshalb brauchen wir keine Einwilligung und zeigen kein Banner. Nichts davon dient dem Tracking.

5. Routira für eine Organisation nutzen#

Nutzt du Routira für ein Unternehmen oder eine andere Organisation, vor allem in einem Team-Workspace, entscheidet die Organisation, was mit den dort verarbeiteten E-Mails geschieht, und ist dafür verantwortlich. Wir verarbeiten diese E-Mails in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen als Auftragsverarbeiter nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Bist du Mitglied eines solchen Workspaces, richte Anfragen zu diesen Daten bitte zuerst an deine Organisation. Wendest du dich an uns, leiten wir deine Anfrage an sie weiter und helfen ihr bei der Antwort.

Für unsere eigene Verarbeitung bleiben wir verantwortlich, zum Beispiel für dein Konto, die Anmeldung, die Sicherheitsprotokolle und unsere Kommunikation mit dir.

6. Personen, die Routira-Nutzenden schreiben#

Wenn jemand Routira nutzt, verarbeiten wir die Daten der Menschen, die mit dieser Person E-Mails austauschen: Namen, E-Mail-Adressen, den Inhalt von Nachrichten und Anhängen und alles, was diese Nachrichten sonst enthalten. Diese Daten stammen aus den Postfächern, die unsere Nutzenden verbinden.

Wir verarbeiten sie, um unseren Nutzenden Routira bereitzustellen, einschließlich der KI-Funktionen (Abschnitt 4.4). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, gestützt auf das berechtigte Interesse unserer Nutzenden und unser eigenes, Korrespondenz effizient zu ordnen, zu verstehen und zu beantworten. Wir schützen diese Daten wie die unserer Nutzenden, verwenden sie für keinen anderen Zweck und löschen sie, wenn die Nachricht gelöscht oder das Postfach getrennt wird. In Team-Workspaces ist die Organisation verantwortlich (Abschnitt 5).

Wir können nicht alle, die unseren Nutzenden schreiben, ohne unverhältnismäßigen Aufwand ermitteln und einzeln informieren. Deshalb stellen wir diese Informationen hier öffentlich bereit (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO). Du hast die Rechte aus Abschnitt 14. Schreib uns an privacy@routira.com.

7. Rechtsgrundlagen im Überblick#

8. Wer Daten erhält#

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Sie verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit uns:

Die vollständige Liste mit Firmierung, den Daten, die jeder Dienstleister erhält, und den Garantien für Übermittlungen steht auf unserer Seite zu den Unterauftragsverarbeitern.

Weitere Empfänger:

• Dein E-Mail-Anbieter. Routira verbindet sich in deinem Auftrag mit ihm. Er ist nicht unser Auftragsverarbeiter.
• Apple (Apple Inc., USA) stellt Benachrichtigungen auf Mac, iPad und iPhone zu (APNs) und verteilt die Apps während der Alpha über TestFlight. Apple ist dabei nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern handelt nach seinen eigenen Bedingungen; einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Apple gibt es nicht. Apple erhält das Geräte-Token und den Text der Benachrichtigung, standardmäßig nur das Postfach oder den Ordner und den Grund; Absender und Betreff nur, wenn du Vorschauen einschaltest (Abschnitt 4.7). Zu TestFlight siehe Abschnitt 4.9.
• Der Push-Dienst deines Browsers stellt Benachrichtigungen im Browser zu, mit Ende-zu-Ende verschlüsseltem Inhalt.
• Die Personen, mit denen du arbeitest, sehen in einem Team-Workspace, worauf sie Zugriff haben (Abschnitt 4.5).
• Behörden und Gerichte erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), Rechtsberatung nur, soweit es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

9. Übermittlung in Länder außerhalb der EU#

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort:

• OpenAI (KI-Funktionen) verarbeitet Daten in den USA.
• Vercel, Databricks (Neon) und Cloudflare sind US-Unternehmen. Sie speichern unsere Daten in der EU, können im Einzelfall aber aus den USA darauf zugreifen (zum Beispiel für Support oder Sicherheit) und unterliegen US-Recht.
• Apple verarbeitet Daten für Push-Benachrichtigungen und TestFlight in den USA.
• Pusher (Bird B.V., Niederlande) verarbeitet Daten in der EU. Betrieben wird der Dienst auch von Gesellschaften der Bird-Gruppe im Vereinigten Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU besteht (Art. 45 DSGVO).

Garantien: die Standardvertragsklauseln der EU (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der Auftragsverarbeitungsverträge unserer Dienstleister sind. Vercel, Databricks und Cloudflare sind außerdem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU besteht (Art. 45 DSGVO). Apple erbringt Push-Benachrichtigungen und TestFlight nach seinen eigenen Bedingungen als eigenständig Verantwortlicher und stützt Übermittlungen aus der EU nach seiner Datenschutzrichtlinie auf die Standardvertragsklauseln der EU. Wir halten die Daten, die Apple erhält, so gering wie möglich: Standardmäßig enthalten Benachrichtigungen weder Absender noch Betreff (Abschnitt 4.7). Eine Kopie der Garantien kannst du unter privacy@routira.com anfordern.

10. Wie lange wir Daten speichern#

Löschst du dein Konto, löschen wir dein Konto und seine Daten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Aus den Backups verschwinden sie innerhalb weiterer 30 Tage. Konversationen, die du in einen Team-Workspace geteilt hast, bleiben bei diesem Team. Länger speichern wir Daten nur, wenn das Gesetz es verlangt (zum Beispiel handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) oder solange wir sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen.

11. Automatisierte Entscheidungen und wie Routira sortiert#

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Routira sortiert und priorisiert E-Mails automatisch. Es verbindet Regeln und deine Einstellungen mit einer KI-Einschätzung des Inhalts und schlägt eine Kategorie und eine Priorität von P1 bis P4 vor, mit einer kurzen Begründung, die du sehen kannst. Das bestimmt die Reihenfolge, in der E-Mails erscheinen, und ob und wie du benachrichtigt wirst. Es löscht nichts, versendet nichts und blendet nichts dauerhaft aus. Du kannst jede Kategorie und jede Priorität jederzeit ändern. Für Personen, die unseren Nutzenden schreiben, wirkt sich die Sortierung nur darauf aus, wie bald ihre Nachricht gesehen wird.

12. Transparenz bei KI#

Im Einklang mit Art. 50 der KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689) sagt Routira dir, wann du es mit KI zu tun hast. „Routira fragen“ gibt sich als KI-Assistent zu erkennen. Von KI erzeugte Zusammenfassungen, Entwürfe und Antwortvorschläge, Prioritäten mit ihren Begründungen, Kategorien und erkannte Vereinbarungen sind in der App als KI gekennzeichnet. KI-Ergebnisse können falsch sein. Prüf sie bitte, bevor du dich darauf verlässt.

13. Sicherheit#

Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen: verschlüsselte Verbindungen, Verschlüsselung von Original-E-Mails, Anhängen und Zugangsdaten durch Routira, Zugriffskontrollen und Hosting in der EU. Einzelheiten stehen auf unserer Seite zur Sicherheit.

14. Deine Rechte#

Du hast das Recht,

• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über dich speichern (Art. 15 DSGVO);
• falsche Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO);
• deine Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO);
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO);
• deine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an andere übermitteln zu lassen (Art. 20 DSGVO);
• eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Widerspruchsrecht#

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner Daten Widerspruch einzulegen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten sie dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Schreib dazu an privacy@routira.com.

So nimmst du deine Rechte wahr#

Schreib an privacy@routira.com, am besten von der E-Mail-Adresse, die dein Konto nutzt. Wir bestätigen deine Anfrage und antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Haben wir begründete Zweifel an deiner Identität, können wir dich bitten, sie zu bestätigen. Postfächer kannst du in Routira jederzeit selbst trennen. Solange du deine Daten noch nicht in der App exportieren und dein Konto dort nicht löschen kannst, erledigen wir das auf deine Anfrage per E-Mail für dich.

Betrifft deine Anfrage einen Team-Workspace, leiten wir sie an die verantwortliche Organisation weiter (Abschnitt 5).

Aufsichtsbehörde#

Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de

Du kannst dich auch an jede andere Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die an deinem Wohn- oder Arbeitsort.

15. Musst du Daten angeben?#

Um routira.com zu besuchen, musst du keine Daten angeben. Für eine Einladungsanfrage brauchen wir deine E-Mail-Adresse. Um Routira zu nutzen, brauchst du ein Konto mit E-Mail-Adresse und, um ein Postfach zu verbinden, dessen Zugangsdaten. Ohne sie können wir dir Routira nicht bereitstellen.

16. Mindestalter#

Routira ist für Menschen ab 18 Jahren. Erfahren wir, dass eine Einladungsanfrage oder ein Konto von einer jüngeren Person stammt, löschen wir die Anfrage oder schließen das Konto und löschen seine Daten.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung#

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Routira, die Rechtslage oder unsere Dienstleister ändern. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir alle mit einem Konto per E-Mail, bevor sie wirksam werden.

• 27. September 2026: erste Fassung.